Protezione dei dati sensibili: Microsoft 365 e software di Proereal

Protezione dei dati sensibili

Il mondo del lavoro è sempre più caratterizzato dalla collaborazione e dallo smart working, di conseguenza i file contenenti le informazioni sensibili dell’azienda spesso sono esterni ai locali ed ai firewall aziendali. Un dipendente può scaricare un file su un’unità USB per lavorarvi a casa oppure può inviare informazioni finanziarie alla banca o al commercialista.

Non sarebbe bello controllare chi può accedere a questi documenti, anche dopo che sono stati condivisi o salvati all’esterno la tua azienda? Ora puoi.

Microsoft 365 Business protegge i tuoi documenti sensibili

Con Microsoft 365 Business, è possibile:

  • Limitare l’accesso a file o e-mail, in modo che solo i dipendenti o persone esterne selezionate possono accedervi
  • Disabilitare l’accesso ai documenti classificati quando un dipendente lascia l’azienda

Come funziona

Controllare l’accesso alla posta elettronica. Con Microsoft 365 Business, è possibile garantire che solo il destinatario di un’e-mail ha accesso alle informazioni, con controlli come “Non inoltrare” o “Non stampare”. E per una maggiore sicurezza, può facilmente crittografare un messaggio e-mail e i suoi allegati, in modo che possa essere letto solo dalla persona a cui l’hai inviato.

Controllare l’accesso a documenti e file. Microsoft 365 Business consente di limitare l’accesso a un file; ad esempio è possibile impostare un foglio di calcolo contenente nomi e contatti o informazioni dei vostri clienti in modo che sia accessibile solo da persone della vostra azienda. È possibile inoltre controllare se il documento può essere modificato o impedirne la stampa.

Limitare l’accesso, anche se il file viene salvato all’esterno dell’azienda – le restrizioni e le protezioni sono attive su file ed e-mail indipendentemente dalla posizione. Anche se il file viene inviato via mail o salvato su un computer all’esterno dell’azienda, permangono i controlli impostati.

Esempio

Megan è il responsabile vendite della società Contoso. Crea la previsione di vendita annuale dell’azienda e la classifica come “Altamente Riservato”. Questo essenzialmente blocca il documento, perché alla sua azienda i file “Altamente riservati” sono automaticamente criptati e accessibili solo ai dipendenti dell’azienda. Dopo che Megan condivide il file con la sua squadra, Carlos, un venditore Contoso, tenta di aprire il file. Quando apre il file, Microsoft 365 Business verifica che è un dipendente di Contoso e decrittografa il file per lui. Questa verifica viene eseguita ogni volta che si accede al file.

Questa protezione rimane con il documento anche se viene salvato all’esterno dell’azienda. Nel caso in cui Carlos salvi il documento su un’unità USB, e successivamente ottenga un lavoro presso un’altra società, il file salvato, è inutile per lui, perché quando cerca di aprirlo non è in grado di decifrarlo, dal momento che non è più un dipendente Contoso.

Questa protezione rimane con il documento anche se viene salvato all’esterno dell’azienda. Nel caso in cui Carlos salvi il documento su un’unità USB, e successivamente ottenga un lavoro presso un’altra società, il file salvato, è inutile per lui, perché quando cerca di aprirlo non è in grado di decifrarlo, dal momento che non è più un dipendente Contoso.

La stessa tecnologia utilizzata da molte delle più grandi aziende del mondo

Le funzionalità di crittografia e protezione dei dati incluse in Microsoft 365 Business sono basate su Azure Information Protection; molte delle più grandi aziende del mondo si affidano a questa tecnologia per controllare l’accesso ai propri dati e documenti anche quando tali informazioni vanno oltre i confini della rete aziendale. E dal momento che è incluso come parte dell’abbonamento di Microsoft 365 Business non è necessario acquistare, installare o gestire soluzioni di terze parti.

Molti dei software di Proereal possono integrati all’interno del mondo Azure ed i documenti possono essere registrati nel cloud e protetti con le stesse modalità.

Contattaci per maggiori informazioni su come implementare Microsoft 365 per la protezione dei dati sensibili all’interno della tua azienda o come integrare i nostri software con Azure e Microsoft 365

Tel: 029184190 – info@proereal.it